TeamWork 365 Release Notes 2024.10.24
- Carmine D'Amico
Benachrichtigungs-Service - Lang ersehnt und jetzt endlich da!
Der Benachrichtigungs-Service aka NotificationService. Wir haben die PowerAutomate-Flows abgelöst und durch unseren NotificationService ersetzt. Dieser ist somit die Grundlage für viele weitere Wünsche, die wir von euch noch offen haben. In erster Linie ging es uns darum, die PowerAutomate-Flows abzulösen und sauber, durch neue Funktionen, zu integrieren. Der NotificationService ist standardgemäß aktiviert und verschickt die E-Mails über den Standard-TeamWork 365 Mail-Server. Aktuell werden die E-Mails mit einem Standard-Layout versendet, aber keine Sorge, den Text könnt ihr selber anpassen. Wichtig ist, dass ihr dafür die Rolle des “Tenant-Admins” habt. Diese wird durch sapsupport@neumeier-edv.de vergeben. In der Mandantenadministration sind zwei neue Kacheln aufgetaucht. Diese werden nachfolgend erklärt.
Setzen der E-Mail Einstellungen
Mit Klick auf die Kachel “E-Mail Einstellungen” kann man konfigurieren über welchen Mail-Server die E-Mails versandt werden sollen. Der “SMTP Host” ist dabei die IP/Domain des Servers während der “SMTP Port” der Port für den Mail-Ausgangsserver ist. “Benutzername” und “Passwort” wird selbstverständlich benötigt, um sich am angegebenen Postausgangsserver zu authentifizieren. Über die “Absender E-Mail” und den “Absender Name” lässt sich steuern, wie der Mail-Kontakt, z.B. im Outlook, dargestellt wird bzw. wer der Absender ist.
Um die E-Mail Einstellungen zu testen, kann man nach dem Speichern den Aktions-Button “Einstellungen testen” verwenden.
Dieser Button wird eine E-Mail an den gerade eingeloggten Benutzer versenden. Es erfolgt eine Erfolgsmeldung, wenn die Mail an unseren Service weitergegeben wurde. Anschließend sollte im Postfach eine E-Mail zu finden sein, die bestätigt, dass der Versand erfolgreich war. Das Layout der Mail wird, abhängig von den Darstellungs-Einstellungen des Mail-Clients, beeinflusst. Das Logo, welches in der Mail dargestellt wird, ist das Logo, welches ebenfalls in der externen Ansicht für die digitalen Belege verwendet wird.
Sollte die E-Mail, auch nach Prüfung Ihrer eingegebenen Daten, nicht bei Ihnen ankommen, können Sie sich gerne an sapsupport@neumeier-edv.de wenden um Hilfe zur Einrichtung zu erhalten.
Konfigurieren der Benachrichtigungstexte
Mit der Kachel “Benachrichtigungen” kann man die Texte der einzelnen E-Mails konfigurieren. Außerdem kann dort ein eventueller Empfänger gesetzt werden oder eine Benachrichtigung komplett deaktiviert werden. Klickt man auf die Kachel “Benachrichtigungen” so sieht man eine Seite mit allen verfügbaren Benachrichtigungen. Dort sieht man, um welche Benachrichtigung es sich handelt. In der ersten Spalte der Tabelle findet man die interne Id der Benachrichtigung, nachfolgend der Betreff und an welche Empfänger diese versendet wird, sofern man Empfänger für die Benachrichtigung konfigurieren kann. Außerdem wird im Status angezeigt, ob die Benachrichtigung aktiviert oder deaktiviert ist.
Klickt man auf die interne Id, wird man weitergeleitet zur Bearbeitungsansicht. Dort kann man über den Stift-Button - oben rechts - die Benachrichtigung bearbeiten.
Im Beispiel für die Benachrichtigung “Das Angebot wurde angenommen”, kann man den Betreff und den Inhalt bearbeiten. Am unteren Seitenrand stellt TeamWork 365 eine simple Textsuche für die verfügbaren Variablen zur Verfügung. Diese können per Klick automatisch kopiert werden und per Strg+v wieder einfügen. Selbstverständlich kann man das auch per Rechtsklick im Kontextmenü.
Variablen müssen zwingend mit {{{ beginnen und mit }}} enden.
Der Inhalt wird aktuell per HTML gepflegt. TeamWork 365 bietet hier einen Text mit ein paar HTML-Formatierungen, sodass man auch ohne Kenntnisse den Text bearbeiten kann.
Sollte man eigene HTML-Formatierungen wählen, so ist es notwendig, dass valides HTML eingegeben wird.
Mit Klick auf den grünen Haken oben rechts können die Änderungen gespeichert werden.
Bei E-Mails, bei denen es möglich ist einen Empfänger einzutragen, gibt es eine weitere Einstellung, nämlich die Empfänger selbst. Hier können die E-Mail-Adressen der hinterlegten Mitarbeiter ausgewählt werden. Eine Suche erleichtert die Eingabe der E-Mail-Adresse.
Bei Benachrichtigungen, bei denen die Empfänger nicht konfigurierbar sind, werden diese automatisch von TeamWork 365 gesetzt. Das bedeutet das folgende Empfänger ausgewählt werden:
Bei Angebot annehmen/ändern/ablehnen
Der Kunde, der die Interaktion durchgeführt hat
Der Vertriebsmitarbeiter, der das Angebot angelegt hat
Bei Lead/Aktivität zugewiesen
Der Mitarbeiter, dem die Aktivität oder das Lead zugewiesen wurde, sofern er es nicht selbst war
Test-Benachrichtigung
Der Mitarbeiter, der die Benachrichtigung über den Aktions-Button ausgeführt hat (siehe TeamWork 365 Release Notes 2024.10.24 | Setzen der E Mail Einstellungen)
Über den Aktions-Button “Benachrichtigung deaktivieren” kann die gerade zu konfigurierende Benachrichtigung deaktiviert, aber auch wieder aktiviert werden.
Informationsklassifizierung: vertraulich